• الترحيب بالضيوف والترحيب بهم بمجرد وصولهم إلى المكتب• توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها• التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وحسنة المظهر، وتحتوي على جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج والكتيبات)• توفير المعلومات الأساسية والدقيقة شخصيا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني• تلقي وفرز وتوزيع البريد اليومي/التسليمات• الحفاظ على أمن المكتب باتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (سجل المراقبة، إصدار شارات الزائرين)• طلب لوازم المكاتب الأمامية والاحتفاظ بجرد المخزون• تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات• ترتيب السفر والإقامة وإعداد القسائم• الاحتفاظ بسجلات محدثة للنفقات والتكاليف المكتبية• أداء واجبات موظف الاستقبال الكتابية الأخرى مثل حفظ الملفات والتصوير والنسخ والفاكس• الرد على كافة استفسارات العملاء بطريقة مهذبة وفي الوقت المناسب• تحديد المواعيد لجميع الموظفين أو لموظفين محددين، مثل المديرين التنفيذيين أو حسب الطلب• يحتفظ بملخصات بيانات الطوارئ للمقيمين، وسجلات الهاتف، ودليل إجراءات الطوارئ، وسجلات تسجيل الدخول/الخروج للمقيمين، ودفاتر تسجيل دخول الضيف والوثائق الأخرى• يحافظ على نظافة مكتب الاستقبال والمدخل الرئيسي

أكثر...