المسئوليات والمهام:- متابعة جميع المهام الإدارية للمدير العام واتخاذ القرارات الإدارية ذات الصلة والقدرة على العمل كحلقة وصل بين الإدارة والإدارات الأخرى- تقديم الدعم في جميع جوانب الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة، وأعداد المذكرات والخطابات والتقارير، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية، ومقابلة الزائرين وتوجيههم، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها - تنظيم مواعيد مقابلات واجتماعات المدير العام- صياغة وإعداد وتعديل المراسلات الداخلية والخارجية وإعداد التقارير والمذكرات الإدارية والفنية وكتابة محاضر الاجتماعات- الرد على الاستفسارات الداخلية أو الخارجية وذلك عن طريق استقبال المكالمات والمعاملات والرسائل البريدية الواردة والرد عليها- تنظيم رحلات العمل المحلية أو الدولية للمدير العام وإنهاء جميع ترتيبات السفر- تنسيق و متابعة المشاريع من البداية الى النهاية والتاكد من انجازها- تحديث وترتيب المعلومات والملفات بصورة دائمة- دعم ومساعدة الإدارات الأخرى وذلك بتقديم الخدمات للإدارات والمدراء في الهيئة ومساعدتهم في القيام ببعض الأعمال ذات الأهمية (اجتماعات - إعداد ملفات - متابعة) وغير ذلك- إعداد جدول أعمال ومحاضر الاجتماعات الدورية للإدارة- تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير العام- إنشاء التقارير وفن كتابة الخطابات وكتابة رسائل البريد الإلكتروني
أكثر...