سكرتير تنفيذي

[Reem]

- معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة ومعرفة المتصل، والهدف من اتصاله وتحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة- إجراء الاتصالات للمدير وتدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.- إعداد المراسلات تحرير المادة المكتوبة. طبع المادة المُحررة- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة. تصوير المستندات والأوراق المطلوبة- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل- تنظيم الاجتماعات حجز القاعات من أجل الاجتماعات- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع وتجهيز قاعة الاجتماع- استقبال المُشاركين في الاجتماع وتدوين الملاحظات وتوزيع أوراق الاجتماع- تنظيم مواعد المدير العام تسجيل بيانات الزوار وعرض الأجندة على المدير وتجهيز البيانات للمدير- ترتيب السفريات جمع البيانات المُرتبطة بالسفر وعمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها وإعداد ملف السفر وإخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير وإلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير- تنظيم محفوظات الإدارة تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات وتصنيف المحفوظات وترميز المحفوظات وفهرسة المحفوظات وإتلاف المحفوظات غير المُستخدمة وجلب الملفات عند طلبها- متابعة أعمال الإدارة تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة. الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي. اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع. حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص- استخدام تطبيقات الحاسب الآلي مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point- إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel- تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة. مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي- إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة- تنسيق إجازات العاملين- رفع التقارير المتعلقة بحضور وانصراف العاملين للإدارة المختصة- تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين

أكثر... (https://www.wadhefa.com/view.php?job_id=78712)